Veel ziekenhuizen beschikken nog steeds niet over de structuren die nodig zijn om de patiëntenstroom effectief te beheren. Dat is de conclusie van auteurs die in een artikel in Deutsches Ärzteblatt [1] reflecteren op de COVID-19-pandemie. De gevolgen? Gezondheidsrisico's voor patiënten, mentale belasting voor het personeel en financiële verliezen. Maar wat ligt hieraan ten grondslag?
Patiëntenstroom verwijst naar het traject dat een patiënt aflegt vanaf diens opname in het ziekenhuis tot aan het ontslag. Zoals het Institute for Healthcare Improvement benadrukt, is het essentieel om de juiste zorg op de juiste plaats en op het juiste moment te bieden, om suboptimale patiëntresultaten, overbelasting van het personeel en financieel verlies te voorkomen.[2]
Wat veroorzaakt tekortkomingen in het beheer van de patiëntenstroom?
Een van de belangrijkste redenen ligt in inefficiënte communicatie en samenwerking binnen teams, vaak versterkt door verouderde informatiesystemen.In een enquête uitgevoerd door het medische communityplatform sermo [3] werd aan zorgprofessionals gevraagd wat hen het meest frustreert in de communicatie met collega's. De meest gegeven antwoorden waren 'vertraagde informatie over patiënten' (57%) en 'verouderde technologie en technische problemen' (25%).
Dit weerspiegelt de dagelijkse realiteit in veel ziekenhuizen. Er ontstaan vertragingen wanneer teams wachten op informatie of updates die moeten worden gedocumenteerd voordat ze actie kunnen ondernemen. Dat is waardevolle tijd die verloren gaat vanuit het perspectief van de patiëntenstroom en die niet kan worden ingehaald zonder realtime inzicht. Hoewel elektronische patiëntendossiers (EPD's) een cruciale rol spelen bij het documenteren van zorg, registreren ze gebeurtenissen pas nadat ze hebben plaatsgevonden. Vanuit het perspectief van de patiëntenstroom heeft het personeel echter behoefte aan realtime inzicht en coördinatietools die onmiddellijke actie mogelijk maken en niet alleen retrospectieve rapportage.
Wanneer de samenwerking binnen teams niet soepel verloopt en informatie niet in realtime beschikbaar is, kunnen de gevolgen ernstig zijn: vertraagde behandelingen, langere opnameduur en een hoger risico op ziekenhuisgerelateerde complicaties. Ook het personeel wordt hierdoor beïnvloed. Herhaalde, vaak luidruchtige (bijvoorbeeld telefonische) communicatie als gevolg van onduidelijke of inconsistente informatie, follow-ups of overbodige controles leiden tot mentale belasting en kunnen bijdragen aan burn-out. Wanneer personeel afwezig is wegens ziekte, neemt de financiële druk op het ziekenhuis toe, wat uiteindelijk de kwaliteit van de zorg in gevaar brengt. Zoals Hiller et al. benadrukken, wordt de noodzaak van gestructureerd patiëntenstroombeheer en proactieve capaciteitsplanning in ziekenhuizen steeds duidelijker.
Belangrijke strategieën voor het verbeteren van de patiëntenstroom
Ziekenhuizen kunnen deze uitdagingen aanpakken door een gestructureerde aanpak van de patiëntenstroom te hanteren. Belangrijke strategieën zijn onder meer:
- Vereenvoudiging van de opnameprocedures voor patiënten.
- Effectieve technieken voor bedbeheer toepassen.
- Optimaliseren van de coördinatie en communicatie tussen afdelingen.
- Verbetering van de ontslagplanning.
- Het verminderen van wachttijden en vertragingen bij diagnostiek en procedures.
Conclusie
In een ziekenhuisomgeving waar omstandigheden snel kunnen veranderen, is realtime inzicht van essentieel belang. Oplossingen voor patiëntenstroombeheer kunnen helpen om dit operationele inzicht te verkrijgen, zodat teams, middelen en zorgtrajecten worden afgestemd op wat er op dit moment gebeurt, en niet op wat er enkele minuten geleden gebeurde.