Dynamische OP-Planung: Für weniger Verzögerungen im OP

Die OP-Planung hängt von mehr ab als nur von der Verfügbarkeit der Operationssäle. Eingriffsdauer, Personal, Ausstattung und postoperative Versorgungskapazitäten beeinflussen gemeinsam den Verlauf des OP-Tages. Werden diese Faktoren getrennt voneinander geplant, lassen sich Verzögerungen und kurzfristige Änderungen schwerer vermeiden. Forschungsergebnisse zeigen, wie die dynamische OP-Planung diese Abhängigkeiten zusammenführen und so eine verlässlichere OP-Planung unterstützen kann.

Drei deutsche Krankenhäuser haben kürzlich einen anderen Ansatz für die OP-Planung getestet. Die Untersuchung umfasste 1.497 elektive Eingriffe über einen Zeitraum von sechs Monaten ^[1]. Statt einzelne Abläufe im OP unabhängig voneinander zu optimieren, führten sie ein Planungskonzept ein, das dynamische OP-Planung mit prädiktiven Analysen kombinierte ^[1]. Dabei wurden mehrere Faktoren gleichzeitig berücksichtigt: Eingriffsdauer, Abhängigkeiten zwischen Ressourcen, nachgelagerte Versorgungskapazitäten und historische Muster aus den eigenen Krankenhausdaten.

Das Ergebnis: Die Umplanungsquote bei Operationen sank von 15 % auf 5 %. Verzögerungen bei elektiven Eingriffen gingen um 67 % zurück ^[1]. Diese Ergebnisse stammen aus einer Studie von 2025, die von Forschenden der Comenius-Universität Bratislava durchgeführt und in der begutachteten wissenschaftlichen Fachzeitschrift Medicni Perspektivi veröffentlicht wurde ^[1]. Das Ausmaß der Verbesserungen wirft eine interessante Frage auf: Warum führte die gemeinsame Betrachtung voneinander abhängiger Planungsfaktoren zu Ergebnissen, die durch jahrelange schrittweise Optimierung einzelner Abläufe nicht erreicht werden konnten?

Die meisten Krankenhäuser haben bereits in die Verbesserung ihrer OP-Abläufe investiert – beispielsweise durch Maßnahmen zur Verkürzung der Wechselzeiten, Lean-Management-Programme, standardisierte Checklisten und verbesserte Kommunikationsprozesse. Diese Maßnahmen bringen Verbesserungen. Doch in vielen Krankenhäusern lassen sich die Umplanungsquoten und die Häufigkeit von Verzögerungen inzwischen kaum noch weiter reduzieren. Ansätze, die vor zehn Jahren deutliche Fortschritte ermöglichten, bringen heute zunehmend geringere Verbesserungen.

Eine 2024 im World Journal of Surgery veröffentlichte systematische Übersichtsarbeit untersuchte dieses Muster ^[2]. Auf Grundlage von 38 Studien aus vier Jahrzehnten ging sie der Frage nach, warum sich die OP-Wechselzeiten – eine der am häufigsten betrachteten Kennzahlen für die OP-Effizienz – langfristig so schwer verbessern lassen ^[2]. Die Untersuchung zeigte, dass die wirksamsten Lösungen nicht aus einzelnen Maßnahmen bestanden, sondern aus Maßnahmenbündeln, die auf die Funktionsweise des gesamten klinischen Arbeitssystems ausgerichtet waren ^[2]. Diese Erkenntnis geht über die Wechselzeiten hinaus: Die isolierte Verbesserung einer Kennzahl bewirkt wenig, solange die Faktoren, von denen sie abhängt, nicht aufeinander abgestimmt sind. Dasselbe gilt für die Einhaltung geplanter OP-Beginnzeiten, die Zahl abgesagter Eingriffe und andere Kennzahlen, die häufig einzeln betrachtet werden.

Das Problem liegt nicht darin, wie gut die einzelnen Faktoren gesteuert werden. Es liegt darin, dass sie unabhängig voneinander gesteuert werden. Der Verlauf eines OP-Tages wird durch das Zusammenspiel von Eingriffsdauer, Personal, Ausstattung, Bettenverfügbarkeit und Patientenfluss bestimmt ^[1]. Wenn Planungssysteme diese Faktoren getrennt voneinander betrachten und einzeln optimieren, kann der OP-Plan ihre gegenseitigen Auswirkungen nicht berücksichtigen.

Die dynamische OP-Planung geht von einer anderen Grundannahme aus. Statt einzelne Faktoren zu optimieren und darauf zu hoffen, dass der Gesamtplan funktioniert, betrachtet sie sämtliche Planungsfaktoren als miteinander verbunden. Der Planungsansatz arbeitet mit den Daten der tatsächlich geplanten Eingriffe und berücksichtigt bei der Optimierung alle verfügbaren Faktoren gemeinsam: die prognostizierte Eingriffsdauer, den Personalbedarf, Abhängigkeiten bei der benötigten Ausstattung und die verfügbaren Bettenkapazitäten für die nachgelagerte Versorgung. Zusätzlich fließen historische Daten aus den eigenen Krankenhausaufzeichnungen ein, um die Genauigkeit dieser Prognosen im Laufe der Zeit zu verbessern ^[1].

So entsteht ein OP-Plan, bei dem die verschiedenen Faktoren aufeinander abgestimmt sind, statt unabhängig voneinander betrachtet zu werden. Wird beispielsweise ein komplexer Eingriff an einem Tag mit begrenzten Intensivkapazitäten eingeplant, erkennt der Planungsansatz diesen Zusammenhang und passt den Plan entsprechend an ^[1]. Zeigen historische Daten, dass bestimmte Kombinationen von Eingriffen regelmäßig zu Zeitüberschreitungen führen, wird dieses Muster bereits vor Beginn des OP-Tages berücksichtigt. Mögliche Konflikte, die sonst erst im laufenden Betrieb auftreten würden, werden so bereits bei der Planung sichtbar.

Genau diese Veränderung haben die deutschen Krankenhäuser vorgenommen ^[1]. Sie haben ihre Teams nicht dazu aufgefordert, den bestehenden OP-Plan noch effizienter umzusetzen. Stattdessen haben sie verändert, wie der Plan selbst erstellt wird. Der OP-Tag wurde auf Grundlage des Zusammenspiels der verschiedenen Faktoren geplant, statt jeden Faktor isoliert zu betrachten. Dieser Unterschied erklärt das Ausmaß der erzielten Verbesserungen.

Eine abgestimmte OP-Planung setzt voraus, dass zwei Arten von Daten bereits bei der Erstellung des Plans zusammengeführt werden.

Die erste umfasst die Informationen, die bei der Anmeldung eines Eingriffs erfasst werden: Patientenmerkmale, Art des Eingriffs, Operateur, Begleiterkrankungen und benötigte Ressourcen. Diese Daten beeinflussen die prognostizierte Dauer und Komplexität des jeweiligen Eingriffs sowie den voraussichtlichen postoperativen Versorgungsbereich.

Die zweite umfasst historische Daten: beispielsweise Muster bei den Abweichungen zwischen tatsächlicher und geschätzter Eingriffsdauer, die Häufigkeit von Zeitüberschreitungen bei bestimmten Operationsarten, saisonale Schwankungen der Bettenverfügbarkeit und Ergebnisse vergleichbarer OP-Planungen ^[1].

Zusammen ermöglichen diese Informationen dem Planungsteam, sowohl den einzelnen Eingriff als auch den gesamten OP-Tag zu optimieren.

Entscheidend ist dabei, dass die meisten Krankenhäuser diese Daten bereits in ihren bestehenden Systemen erfassen ^[1]. Es geht also nicht darum, neue Informationen zu sammeln. Vielmehr müssen die vorhandenen Daten genau dann mit der OP-Planung verknüpft werden, wenn der Plan erstellt wird. So erhält das Planungsteam auf Grundlage sämtlicher bereits im Krankenhaus vorhandener Informationen einen möglichst umfassenden Überblick über den bevorstehenden OP-Tag.

Kein Planungsansatz kann sämtliche Abweichungen im OP-Alltag verhindern. Klinische Abläufe sind naturgemäß mit Unvorhersehbarkeiten verbunden. Die Ergebnisse aus den deutschen Krankenhäusern zeigen jedoch, was sich verändern kann, wenn mögliche Störungen nicht erst während des laufenden Betriebs bewältigt, sondern bereits bei der Planung berücksichtigt werden ^[1]. Die Zahl der Umplanungen sank um zwei Drittel. Auch die Verzögerungen gingen um zwei Drittel zurück ^[1]. Erreicht wurde dies nicht dadurch, dass die Beteiligten innerhalb der bestehenden Abläufe noch mehr leisteten, sondern durch einen grundlegend besseren Plan.

Weitere Verbesserungen in der OP-Planung könnten nicht nur durch die Optimierung einzelner Faktoren erreicht werden, sondern auch durch eine bessere Koordination ihres Zusammenspiels. Die dynamische OP-Planung führt eingriffsbezogene Prognosen, verfügbare Ressourcen und historische Daten zusammen, um Abhängigkeiten bereits vor Beginn des OP-Tages zu berücksichtigen. Für die Krankenhausleitung und das perioperative Management bietet sich damit die Möglichkeit, von einer reaktiven Bewältigung von Störungen zu einer vorausschauenden Planung überzugehen.