Une grande partie du travail des équipes achats consiste à répondre aux questions du quotidien
Les achats sont souvent associés à la recherche de produits, à la négociation des conditions commerciales et à la passation des commandes. Pourtant, une grande partie du travail quotidien commence une fois la commande passée.
Quand la livraison est-elle prévue ? Où trouver la confirmation de commande ? La facture a-t-elle déjà été émise ? Où en est la demande de service ?
Les équipes achats sont souvent les premières sollicitées pour répondre à ces questions. Elles recherchent les confirmations de commande, vérifient l’état des livraisons, retrouvent les factures, suivent les demandes de service et transmettent les informations aux équipes cliniques, techniques, financières et administratives qui en ont besoin.
Prises individuellement, ces demandes peuvent sembler simples. Mais, mises bout à bout, elles représentent une part importante de la charge de travail quotidienne.
Quand l’accès à l’information devient un frein
La plupart des informations existent déjà : les confirmations de commande ont été émises, les livraisons sont en cours, les factures sont disponibles et les demandes de service ont été enregistrées. Le véritable enjeu consiste à pouvoir accéder à ces informations au moment où l'on en a besoin.
Les études consacrées à la gestion des approvisionnements en milieu hospitalier montrent que de nombreuses tâches reposent encore sur des interventions manuelles, que les responsabilités ne sont pas toujours clairement définies et que la coordination entre les équipes cliniques et celles chargées de la chaîne logistique peut s’avérer complexe.[1] Ces difficultés se retrouvent dans les activités quotidiennes des équipes achats : vérifier le statut d’une commande, rapprocher un bon de commande d’une facture ou suivre une demande de service nécessite encore souvent des échanges d’e-mails, des appels téléphoniques et une coordination manuelle.[2] Une simple question peut alors déclencher toute une série d’actions : rechercher un document, consulter les échanges précédents, contacter le fournisseur, vérifier l’état d’avancement et transmettre les informations aux personnes concernées. Les équipes achats deviennent ainsi un intermédiaire indispensable pour faire circuler manuellement les informations entre les fournisseurs et les différents services de l’hôpital.
La transparence passe par l’accessibilité de l’information
Pour améliorer la transparence, il faut avant tout faciliter l’accès aux informations existantes et leur utilisation. Les priorités actuelles du système de santé britannique (NHS) en matière de chaîne d’approvisionnement vont dans ce sens, en mettant l’accent sur la simplification des processus numériques et sur une meilleure visibilité des commandes en temps réel.[3]
Un accès direct aux informations relatives aux commandes, aux mises à jour des livraisons, aux factures et aux documents associés permet de limiter les échanges d’e-mails individuels et les demandes de suivi répétitives. Il permet également aux équipes achats et aux services concernés de consulter les mêmes informations, plutôt que de dépendre de messages transférés ou de mises à jour communiquées séparément. Ainsi, les informations couramment recherchées deviennent directement accessibles à ceux qui en ont besoin, sans que chaque demande doive passer par les équipes achats. Celles-ci conservent leur visibilité sur les opérations et leur rôle de coordination, sans avoir à servir d’intermédiaire pour chaque demande courante.
Un point d’accès numérique unique aux informations couramment recherchées
Les portails clients constituent une solution pour répondre à ces enjeux. Ils permettent aux équipes achats d'accéder directement aux informations via une plateforme numérique centralisée, de consulter les dossiers, les mises à jour et les documents sans avoir à effectuer une demande spécifique à chaque fois.
myGetinge, le portail client sécurisé de Getinge, s’inscrit dans cette démarche en regroupant le suivi des commandes, les factures, les confirmations de commande et les informations relatives aux services au sein d’une seule et même plateforme. Les équipes achats peuvent vérifier le statut des commandes et des livraisons, accéder aux documents pertinents et assurer le suivi de demandes spécifiques sans devoir rechercher les échanges d’e-mails antérieurs ni attendre qu’une mise à jour leur soit communiquée manuellement.
Le bénéfice concret : moins de temps consacré à rechercher, transmettre et exploiter les informations nécessaires aux activités quotidiennes des équipes achats.
De la recherche d’informations à l’action
L’accès numérique ne change pas le rôle stratégique des achats. Les équipes achats continueront à gérer les relations avec les fournisseurs, à coordonner les besoins internes et à soutenir les décisions d’achat. En revanche, un accès plus direct aux informations peut réduire le temps consacré à rechercher des données déjà disponibles ou à répondre à des questions courantes auxquelles d’autres services pourraient trouver eux-mêmes les réponses.
Pour les équipes achats, cela signifie moins de demandes d’informations répétitives et une meilleure visibilité sur les commandes et les opérations en cours. Pour les autres services, c'est la possibilité d’accéder plus rapidement aux informations dont ils ont besoin. À l’échelle de l’établissement, cela favorise des méthodes de travail plus transparentes et une meilleure coordination entre les équipes. Le temps gagné sur la recherche d’informations et le suivi des demandes permet ainsi aux équipes achats de se concentrer davantage sur les décisions et les activités qui nécessitent réellement leur expertise.