Une grande partie du travail lié aux achats consiste à répondre à des questions
L'approvisionnement est souvent associé à la recherche de produits, à la négociation des conditions et à la passation de commandes. Mais une grande partie du travail quotidien commence après la passation d'une commande.
Quand la livraison aura-t-elle lieu ? Où se trouve la confirmation de commande ? La facture a-t-elle déjà été émise ? Où en est la demande de service ?
Les équipes d’approvisionnement sont souvent le premier point de contact pour ces questions. Elles localisent les confirmations de commande, vérifient l’état de la livraison, récupèrent les factures, assurent le suivi des demandes de service et fournissent des mises à jour aux équipes cliniques, techniques, financières et administratives qui dépendent de ces informations.
Prises individuellement, aucune de ces demandes n’est particulièrement complexe. Prises dans leur ensemble, elles constituent toutefois une part importante de la charge de travail quotidienne.
Lorsque l’accès à l’information devient un goulot d’étranglement
La plupart des informations existent déjà. Les confirmations de commande ont été émises, les livraisons sont en cours de traitement, les factures sont disponibles et les demandes de service ont été enregistrées. Le défi consiste à accéder à ces informations au moment où elles sont nécessaires.
Les études sur la gestion des fournitures cliniques montrent que les processus sont souvent manuels et réactifs, manquent de clarté et impliquent un partage des responsabilités entre les équipes cliniques et celles de la chaîne logistique.[1] Ces difficultés se manifestent dans les activités quotidiennes d’approvisionnement, où la vérification du statut des commandes, la comparaison des bons de commande avec les factures ou le suivi des demandes de service reposent encore souvent sur des e-mails, des appels téléphoniques et une coordination manuelle.[2] Une simple question peut ainsi entraîner un déclenchement de toute une série d’actions : rechercher un document, passer en revue la correspondance, contacter le fournisseur, confirmer le statut et transmettre les informations. De cette manière, le service des achats devient l’interface manuelle d’échange d’informations entre les fournisseurs et les équipes hospitalières.
La transparence passe par l’accessibilité de l’information
Une plus grande transparence commence par rendre les informations existantes plus faciles à trouver et à utiliser. Les priorités actuelles de la chaîne d’approvisionnement du NHS renforcent ce besoin, en mettant l’accent sur des processus numériques rationalisés et une visibilité en temps réel des commandes.[3]
L’accès direct aux informations relatives aux commandes, aux mises à jour de livraison, aux factures et aux documents associés permet de réduire la dépendance vis-à-vis des échanges d’e-mails individuels et des demandes de suivi courantes. Il permet également aux équipes des achats et aux autres parties prenantes concernées de travailler à partir des mêmes informations, plutôt que de se fier à des messages transférés ou à des mises à jour séparées. Au lieu que chaque question passe par le service des achats, les informations fréquemment requises sont accessibles directement lorsque cela est nécessaire. Le service des achats reste informé et garde le contrôle, mais n’a pas à jouer le rôle d’intermédiaire pour chaque demande courante.
Un point d’accès numérique unique aux informations fréquemment requises
Les portails clients numériques constituent un moyen de relever ce défi. Ils offrent aux équipes d’approvisionnement un accès direct aux informations via une plateforme numérique partagée, leur permettant ainsi de consulter les dossiers, les mises à jour et les documents sans devoir envoyer à chaque fois une demande de suivi distincte.
myGetinge, le portail client sécurisé de Getinge, applique cette approche en regroupant le suivi des commandes, les factures, les confirmations de commande et les informations relatives aux services au sein d’une seule et même plateforme numérique. Les équipes des achats peuvent vérifier l’état des commandes et des livraisons, accéder aux documents pertinents et assurer le suivi de demandes spécifiques sans avoir à parcourir au préalable les échanges d’e-mails antérieurs ni à attendre une mise à jour manuelle.
L’avantage concret réside dans la réduction des efforts nécessaires pour trouver les bonnes informations, les transmettre et les utiliser dans le cadre des activités quotidiennes d’approvisionnement.
De la réponse aux questions à la mise en œuvre d’actions
L’accès numérique ne modifie pas le rôle stratégique des achats. Les équipes chargées des achats continueront à gérer les fournisseurs, à coordonner les besoins internes et à soutenir les décisions d’achat. Mais cela peut réduire le temps consacré à la recherche d’informations qui existent déjà ou à répondre à des questions courantes que d’autres pourraient résoudre eux-mêmes.
Pour les équipes d’approvisionnement, cela se traduit par une diminution des demandes d’informations routinières et une meilleure visibilité sur les commandes et les processus en cours. Pour les autres services, cela signifie un accès plus rapide aux informations dont ils ont besoin. Pour l’organisation dans son ensemble, cela favorise des méthodes de travail plus transparentes et mieux coordonnées. Le temps ainsi économisé en recherches et en suivi permet aux équipes d’approvisionnement de se concentrer davantage sur les décisions et les activités qui requièrent leur expertise.