Ein großer Teil der Einkaufsarbeit besteht darin, Fragen zu beantworten
Einkauf wird häufig mit der Beschaffung von Produkten, der Verhandlung von Konditionen und der Aufgabe von Bestellungen in Verbindung gebracht. Ein großer Teil der täglichen Arbeit beginnt jedoch erst, nachdem eine Bestellung aufgegeben wurde.
Wann kommt die Lieferung an? Wo ist die Auftragsbestätigung? Wurde die Rechnung bereits ausgestellt? Wie ist der Status der Serviceanfrage?
Einkaufsteams sind bei diesen Fragen häufig die erste Anlaufstelle. Sie suchen Auftragsbestätigungen, prüfen den Lieferstatus, rufen Rechnungen ab, verfolgen Serviceanfragen und informieren die klinischen, technischen, kaufmännischen und administrativen Teams, die auf diese Informationen angewiesen sind.
Für sich genommen ist keine dieser Anfragen besonders komplex. In ihrer Summe machen sie jedoch einen erheblichen Teil der täglichen Arbeitsbelastung aus.
Wenn der Zugang zu Informationen zum Engpass wird
Die meisten Informationen sind bereits vorhanden. Auftragsbestätigungen wurden erstellt, Lieferungen werden bearbeitet, Rechnungen stehen zur Verfügung und Serviceanfragen wurden erfasst. Die Herausforderung besteht darin, auf diese Informationen zugreifen zu können, wenn sie benötigt werden.
Untersuchungen zum Management klinischer Versorgungsprozesse zeigen, dass Abläufe häufig manuell und reaktiv sind, es an Transparenz mangelt und Verantwortlichkeiten zwischen klinischen Teams und der Versorgungslogistik geteilt sind.[1] Diese Herausforderungen zeigen sich auch im Einkaufsalltag: Die Prüfung des Bestellstatus, der Abgleich von Bestellungen mit Rechnungen oder die Nachverfolgung von Serviceanfragen erfolgt häufig noch über E-Mails, Telefonate und manuelle Abstimmungen.[2]
So kann eine einfache Routinefrage eine ganze Reihe von Aktivitäten auslösen: ein Dokument suchen, die bisherige Korrespondenz prüfen, den Lieferanten kontaktieren, den aktuellen Status bestätigen und die Informationen weiterleiten. Auf diese Weise wird der Einkauf zur manuellen Informationsschnittstelle zwischen Lieferanten und den verschiedenen Teams im Krankenhaus.
Transparenz bedeutet, Informationen zugänglich zu machen
Mehr Transparenz beginnt damit, bereits vorhandene Informationen leichter auffindbar und nutzbar zu machen. Auch die aktuellen Prioritäten der NHS Supply Chain unterstreichen diesen Bedarf und legen den Fokus auf optimierte digitale Prozesse und Echtzeit-Transparenz bei Bestellungen.[3]
Ein direkter Zugriff auf Bestellinformationen, Lieferstatus, Rechnungen und zugehörige Dokumente kann die Abhängigkeit von einzelnen E-Mail-Anfragen und routinemäßigen Statusabfragen reduzieren. Gleichzeitig ermöglicht er Einkaufsteams und anderen relevanten Beteiligten, auf Grundlage derselben Informationen zu arbeiten, anstatt auf weitergeleitete Nachrichten oder separate Statusupdates angewiesen zu sein.
Anstatt dass jede Frage über den Einkauf läuft, können häufig benötigte Informationen direkt abgerufen werden, wenn sie gebraucht werden. Der Einkauf behält den Überblick und die Kontrolle, muss jedoch nicht bei jeder Routineanfrage als Vermittler fungieren.
Ein zentraler digitaler Zugang zu häufig benötigten Informationen
Digitale Kundenportale bieten eine Möglichkeit, dieser Herausforderung zu begegnen. Über eine gemeinsame digitale Plattform erhalten Einkaufsteams direkten Zugriff auf Informationen und können Daten, Statusupdates und Dokumente abrufen, ohne jedes Mal eine separate Statusanfrage stellen zu müssen.
myGetinge, das sichere Kundenportal von Getinge, setzt diesen Ansatz um, indem es die Sendungsverfolgung, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und servicebezogene Informationen auf einer digitalen Plattform zusammenführt. Einkaufsteams können den Bestell- und Lieferstatus prüfen, relevante Dokumente abrufen und spezifische Anfragen nachverfolgen, ohne zunächst frühere E-Mail-Korrespondenzen durchsuchen oder auf ein manuelles Statusupdate warten zu müssen.
Der praktische Vorteil liegt darin, den Aufwand zu reduzieren, der erforderlich ist, um die richtigen Informationen zu finden, weiterzugeben und im Einkaufsalltag zu nutzen.
Vom Beantworten von Fragen zum Ermöglichen von Handlungen
Der digitale Zugang verändert die strategische Rolle des Einkaufs nicht. Einkaufsteams werden weiterhin Lieferanten steuern, interne Anforderungen koordinieren und Beschaffungsentscheidungen unterstützen. Er kann jedoch den Zeitaufwand reduzieren, der durch die Suche nach bereits vorhandenen Informationen oder die Beantwortung routinemäßiger Fragen entsteht, die andere Beteiligte selbst klären könnten.
Für Einkaufsteams bedeutet dies weniger routinemäßige Informationsanfragen und mehr Transparenz über laufende Bestellungen und Prozesse. Für andere Abteilungen bedeutet es einen schnelleren Zugang zu den benötigten Informationen. Für die Organisation als Ganzes unterstützt es transparentere und besser koordinierte Arbeitsweisen.
Weniger Zeit für die Suche nach Informationen und deren Nachverfolgung bedeutet für Einkaufsteams mehr Zeit für die Entscheidungen und Aufgaben, bei denen ihre Expertise tatsächlich gefragt ist.