Gran parte del lavoro nel settore degli appalti consiste nel rispondere alle domande
L’approvvigionamento viene spesso associato alla ricerca di prodotti, alla negoziazione delle condizioni e all’effettuazione degli ordini. Tuttavia, gran parte del lavoro quotidiano ha inizio dopo che l’ordine è stato effettuato.
Quando arriverà la consegna? Dove si trova la conferma d’ordine? La fattura è già stata emessa? Qual è lo stato della richiesta di assistenza?
I team di approvvigionamento sono spesso il primo punto di contatto per queste domande. Individuano le conferme d’ordine, verificano lo stato delle consegne, recuperano le fatture, danno seguito alle richieste di assistenza e forniscono aggiornamenti ai team clinici, tecnici, finanziari e amministrativi che dipendono da tali informazioni.
Presa singolarmente, nessuna di queste richieste è particolarmente complessa. Nel loro insieme, tuttavia, costituiscono una parte significativa del carico di lavoro quotidiano.
Quando l’accesso alle informazioni diventa un collo di bottiglia
La maggior parte delle informazioni è già disponibile. Le conferme d’ordine sono state emesse, le consegne sono in fase di elaborazione, le fatture sono disponibili e le richieste di assistenza sono state registrate. La sfida consiste nell’accedere a queste informazioni quando sono necessarie.
Le ricerche sulla gestione delle forniture cliniche dimostrano che i processi sono spesso manuali e reattivi, mancano di chiarezza e comportano responsabilità condivise tra i team clinici e quelli della logistica della catena di approvvigionamento.[1] Queste sfide si manifestano nelle attività quotidiane di approvvigionamento, dove la verifica dello stato degli ordini, il confronto tra ordini di acquisto e fatture o il follow-up delle richieste di assistenza spesso si basano ancora su e-mail, telefonate e coordinamento manuale.[2] Una semplice richiesta può quindi trigger una catena di attività: ricerca di un documento, revisione della corrispondenza, contatto con il fornitore, conferma dello stato e inoltro delle informazioni. In questo modo, l’ufficio acquisti diventa l’interfaccia manuale di scambio di informazioni tra i fornitori e i team ospedalieri.
Trasparenza significa rendere accessibili le informazioni
Una maggiore trasparenza inizia rendendo le informazioni esistenti più facili da trovare e utilizzare. Le attuali priorità della catena di approvvigionamento del Servizio Sanitario Nazionale (NHS) rafforzano questa esigenza, ponendo l’accento su processi digitali snelli e sulla visibilità degli ordini in tempo reale.[3]
L’accesso diretto alle informazioni sugli ordini, agli aggiornamenti sulle consegne, alle fatture e ai documenti correlati può ridurre la dipendenza dai singoli scambi di e-mail e dalle richieste di stato di routine. Può inoltre consentire ai team di approvvigionamento e alle altre parti interessate di operare sulla base delle stesse informazioni, anziché fare affidamento su messaggi inoltrati o aggiornamenti separati. Anziché far passare ogni richiesta attraverso l’ufficio approvvigionamenti, è possibile accedere direttamente alle informazioni di uso frequente nel momento in cui sono necessarie. L’ufficio approvvigionamenti rimane informato e mantiene il controllo, ma non deve fungere da intermediario per ogni richiesta di routine.
Un unico punto di accesso digitale alle informazioni di uso frequente
I portali digitali dedicati ai clienti rappresentano una soluzione a questa sfida. Essi forniscono ai team di approvvigionamento l’accesso diretto alle informazioni attraverso una piattaforma digitale condivisa, consentendo loro di recuperare registrazioni, aggiornamenti e documenti senza dover presentare ogni volta una richiesta separata di verifica dello stato.
myGetinge, il portale clienti sicuro di Getinge, adotta questo approccio riunendo in un’unica piattaforma digitale il tracciamento degli ordini, le fatture, le conferme d’ordine e le informazioni relative all’assistenza. I team di approvvigionamento possono verificare lo stato degli ordini e delle consegne, accedere ai documenti pertinenti e dare seguito a richieste specifiche senza dover prima cercare tra i precedenti scambi di e-mail o attendere un aggiornamento manuale.
Il vantaggio pratico consiste nella riduzione dello sforzo necessario per individuare le informazioni corrette, trasmetterle e utilizzarle nelle attività quotidiane di approvvigionamento.
Dal rispondere alle domande al consentire l’azione
L’accesso digitale non modifica il ruolo strategico degli acquisti. I team addetti agli acquisti continueranno a gestire i fornitori, a coordinare le esigenze interne e a supportare le decisioni di acquisto. Tuttavia, è in grado di ridurre il tempo dedicato alla ricerca di informazioni già disponibili o alla risposta a domande di routine che altri potrebbero risolvere autonomamente.
Per i team di approvvigionamento, ciò si traduce in un minor numero di richieste di informazioni di routine e in una maggiore visibilità sugli ordini e sui processi in corso. Per gli altri reparti, significa un accesso più rapido alle informazioni di cui hanno bisogno. Per l’organizzazione nel suo complesso, ciò favorisce modalità di lavoro più trasparenti e coordinate. Il minor tempo dedicato alla ricerca e al follow-up lascia ai team di approvvigionamento più tempo per concentrarsi sulle decisioni e sulle attività che richiedono la loro competenza.