Perché è importante disporre di informazioni complete sul ciclo di vita degli endoscopi

Gli endoscopi flessibili seguono un ciclo di vita complesso che comprende l’utilizzo sui pazienti, il reprocessing, l’asciugatura e la conservazione, il trasporto, la manutenzione e la disponibilità clinica. La gestione di tutte queste attività diventa più difficile man mano che aumentano i requisiti di documentazione e i flussi di lavoro si fanno più complessi.

Il presente articolo esamina alcune delle principali sfide legate alla gestione degli endoscopi flessibili e illustra in che modo l’accesso a informazioni complete possa aiutare i reparti a gestirli in modo più affidabile.

Perché gli endoscopi richiedono un approccio diverso rispetto agli strumenti chirurgici

L’obiettivo del reprocessing rimane lo stesso: garantire che i dispositivi siano sicuri per l’uso sui pazienti. Tuttavia, gli endoscopi flessibili differiscono in modo significativo da molti strumenti chirurgici in quanto:

• sono dispositivi sensibili al calore, complessi, dotati di canali interni e componenti delicati
• sono soggetti a specifiche istruzioni del produttore
• richiedono una corretta manipolazione in ogni fase del loro ciclo di vita
• presentano requisiti definiti in materia di asciugatura, conservazione e utilizzo
• vengono spesso utilizzati più volte al giorno
• rappresentano beni di valore che richiedono manutenzione e riparazioni costanti

Ciò significa che la gestione degli endoscopi non si limita alla semplice verifica che il reprocessing degli endoscopi sia stato completato con successo.

Sfida 1: Mantenere la visibilità su personale, procedure e dispositivi

Nei reparti di endoscopia molto frequentati, nel corso della giornata possono essere utilizzati più endoscopi simili. Quando si verifica un problema di qualità o è necessario avviare un’indagine, i reparti devono essere in grado di ricostruire quale paziente sia stato trattato, quale endoscopio sia stato utilizzato, chi lo abbia maneggiato e quali fasi del processo di reprocessing degli endoscopi siano state completate.

Questo livello di rintracciabilità è particolarmente importante per gli endoscopi flessibili. A differenza di molti strumenti chirurgici, essi non vengono generalmente sterilizzati con le stesse modalità. Il loro riutilizzo sicuro dipende quindi da un’efficace disinfezione di alto livello e da una corretta manipolazione durante l’intero processo. In caso di errori nel reprocessing o nella manipolazione, la rintracciabilità completa di paziente, procedura e dispositivo è essenziale per indagare sui potenziali rischi di infezione.

Sfida 2: Gestione dei flussi di lavoro con tempistiche critiche

La gestione degli endoscopi è fortemente legata al fattore tempo. I reparti devono spesso rispettare intervalli di tempo definiti tra l’uso su un paziente e il reprocessing, le singole fasi di reprocessing, l’asciugatura e la conservazione, nonché tra la conservazione e l’uso clinico.

A differenza di molti strumenti chirurgici, gli endoscopi devono essere tracciati singolarmente attraverso molteplici fasi del ciclo di vita in cui il tempo è un fattore critico – dall’uso al ricondizionamento, all’asciugatura e alla conservazione, fino al ritorno all’uso clinico. Se i limiti di tempo definiti vengono superati, potrebbe essere necessario un nuovo processing degli endoscopi. Ciò rende particolarmente importante mantenere una chiara visione d’insieme di questi intervalli di tempo durante l’intero ciclo di vita dell’endoscopio e aggiunge un ulteriore livello di complessità alla gestione quotidiana degli endoscopi.

Sfida 3: Tenere traccia della posizione di ogni endoscopio e verificare se è pronto per l’uso

Gli endoscopi si spostano continuamente tra sale di trattamento, aree di ricondizionamento, armadi di asciugatura, luoghi di stoccaggio, contenitori di trasporto e strutture di riparazione. Il personale necessita pertanto di risposte rapide a domande semplici ma fondamentali:

• Dove si trova l’endoscopio?
• È disponibile?
• Sta per raggiungere il limite di conservazione?
• È attualmente in riparazione?

Con l’aumento del volume delle procedure e il crescente numero di dispositivi costantemente in uso, conoscere la posizione, lo stato e la disponibilità di ciascun endoscopio diventa sempre più importante. Senza queste informazioni, gli ospedali potrebbero andare incontro a ritardi, procedure di ricondizionamento superflue, sottoutilizzo delle risorse o difficoltà nel reperire i dispositivi quando necessario.

Sfida 4: Garantire l’uniformità nelle fasi di gestione manuale

Molte attività critiche nel reprocessing degli endoscopi dipendono ancora dall’esecuzione manuale. Tra queste figurano operazioni quali:

• pulizia della parte posteriore
• la pre-pulizia
• smontaggio
• prova di tenuta
• pulizia manuale
• ispezione

Poiché molte di queste fasi vengono eseguite manualmente, i reparti devono garantire un’esecuzione coerente indipendentemente da chi le svolga. Per gli endoscopi flessibili, il cui riutilizzo sicuro dipende dalla corretta gestione di una sequenza di singole fasi, le variazioni nell’esecuzione possono influire direttamente sulla qualità del ricondizionamento. La formazione, il turnover del personale e i diversi livelli di esperienza possono rendere più difficile il mantenimento di tale coerenza, in particolare quando il nuovo personale deve attenersi a requisiti specifici relativi ai dispositivi e ai processi.

Sfida 5: Gestione di parchi di endoscopi eterogenei

Gli ospedali gestiscono spesso una varietà crescente di tipi di endoscopi con diversi livelli di complessità e requisiti di manipolazione differenti. L’applicazione delle stesse procedure a tutti i dispositivi senza tenere sufficientemente conto di tali differenze può comportare rischi nel reprocessing e nella manipolazione. Il personale necessita pertanto di istruzioni chiare relative ai requisiti specifici di ciascun tipo di dispositivo. Ciò contribuisce a garantire che per ogni endoscopio vengano seguite le corrette procedure di manipolazione e reprocessing.

Sfida 6: Massimizzare la disponibilità di risorse costose

Gli endoscopi sono risorse preziose che sono spesso oggetto di una domanda costante. In un dato momento, alcuni dispositivi potrebbero essere in uso, in fase di reprocessing, in fase di asciugatura e conservazione, in attesa di manutenzione o in riparazione.

La sfida non consiste solo nel sapere dove si trovino i singoli endoscopi. I reparti devono inoltre garantire che rimangano disponibili dispositivi sufficienti a supportare l’attività clinica. Una visibilità limitata in merito alla disponibilità, alla manutenzione e al tempo di completamento può contribuire a causare ritardi, un utilizzo inefficiente o acquisti aggiuntivi non necessari.

Sfida 7: Coordinamento dei flussi di lavoro relativi all’endoscopia e al reprocessing

La gestione degli endoscopi raramente avviene all’interno di un unico reparto. La responsabilità è spesso condivisa tra unità di endoscopia, dipartimenti di ricondizionamento, team di sterilizzazione, ingegneria biomedica e altre parti interessate coinvolte nella gestione, nella manutenzione e nel tracciamento degli endoscopi.

Le differenze nelle responsabilità, nelle prassi di documentazione, nei processi di comunicazione e nelle priorità dei flussi di lavoro possono creare lacune nelle informazioni e nel coordinamento tra i reparti. Il personale deve quindi essere in grado di seguire sia il dispositivo che la relativa documentazione man mano che questo attraversa le diverse fasi del ciclo di vita.

Come viene spesso gestita oggi la documentazione relativa agli endoscopi

In pratica, molti ospedali gestiscono ancora alcune fasi del ciclo di vita degli endoscopi ricorrendo a una combinazione di documentazione cartacea, liste di controllo, fogli di calcolo e archiviazione manuale. Sebbene tali approcci possano funzionare, richiedono un notevole coordinamento e una gestione della qualità rigorosa per garantire che la documentazione sia completa, aggiornata e disponibile quando necessario.

Firme mancanti, registrazioni incomplete o informazioni archiviate in luoghi diversi possono rendere difficile ricostruire la cronologia completa di un endoscopio. Ciò diventa particolarmente impegnativo durante gli audit o le indagini, in cui la documentazione deve essere completa e facilmente accessibile. I processi manuali comportano inoltre un carico di lavoro amministrativo aggiuntivo e, a seconda della configurazione, grandi quantità di documentazione cartacea.

Raggruppare le informazioni relative agli endoscopi

Più dispositivi, fasi di processo e registrazioni i reparti devono gestire, più diventa difficile mantenere manualmente una visione d’insieme completa. La gestione digitale degli endoscopi può riunire le informazioni rilevanti e le fasi di processo in un unico sistema e aiutare gli ospedali a:

• Ricostruire la storia completa di un endoscopio quando è necessario: collegando le informazioni relative a pazienti, procedure, dispositivi, personale, reprocessing, stoccaggio e manutenzione, gli ospedali possono accedere più facilmente alla completa tracciabilità durante gli audit, le indagini o le verifiche di qualità.
• Tenere sotto controllo i processi in cui il fattore tempo è cruciale: il monitoraggio delle fasi del processo, dello stato di asciugatura e dei limiti di stoccaggio contribuisce a prevenire la trascuratezza di determinati requisiti ed evitare un reprocessing non necessario.
• Sapere dove si trova ogni endoscopio e se è pronto all’uso: informazioni chiare su ubicazione, stato e disponibilità aiutano il personale a individuare più rapidamente i dispositivi adeguati e a sfruttare al meglio il parco strumenti esistente.
• Promuovere una gestione uniforme all’interno del team: le linee guida e la documentazione digitali possono aiutare il personale a seguire le procedure richieste in modo più coerente, favorendo al contempo l’inserimento e la formazione dei nuovi assunti.
• Comprendere i motivi per cui i dispositivi non sono disponibili: il monitoraggio della manutenzione e delle riparazioni garantisce una maggiore trasparenza in merito ai tempi di inattività, al tempo di completamento e alla disponibilità dei dispositivi.
• Coordinare i flussi di lavoro tra i reparti: disporre delle informazioni rilevanti sui dispositivi in un unico luogo aiuta i team a coordinare le attività, a tenere conto delle diverse esigenze relative agli endoscopi e a verificare quali dispositivi siano disponibili, in condizioni ottimali e pronti all’uso quando necessario.