Una gran parte del trabajo de compras consiste en responder a preguntas
El departamento de compras suele asociarse con la búsqueda de productos, la negociación de condiciones y la realización de pedidos. Sin embargo, gran parte del trabajo diario comienza una vez que se ha realizado el pedido.
¿Cuándo llegará el envío? ¿Dónde está la confirmación del pedido? ¿Ya se ha emitido la factura? ¿En qué estado se encuentra la solicitud de servicio?
Los equipos de compras suelen ser el primer punto de contacto para estas cuestiones. Localizan las confirmaciones de pedido, comprueban el estado de la entrega, recogen las facturas, hacen un seguimiento de las solicitudes de servicio y proporcionan información actualizada a los equipos clínicos, técnicos, financieros y administrativos que dependen de estos datos.
Por separado, ninguna de estas solicitudes es especialmente compleja. Sin embargo, en conjunto, constituyen una parte significativa de la carga de trabajo diaria.
Cuando el acceso a la información se convierte en un cuello de botella
La mayor parte de la información ya existe. Se han emitido las confirmaciones de pedido, se están tramitando las entregas, las facturas están disponibles y se han registrado las solicitudes de servicio. El reto consiste en acceder a esta información cuando se necesita.
Los estudios sobre la gestión de suministros clínicos muestran que los procesos suelen ser manuales y reactivos, carecen de claridad e implican responsabilidades compartidas entre los equipos clínicos y los de logística de la cadena de suministro. [1] Estos retos se manifiestan en las tareas diarias de aprovisionamiento, donde la comprobación del estado de los pedidos, la comparación de las órdenes de compra con las facturas o el seguimiento de las solicitudes de servicio suelen seguir dependiendo de correos electrónicos, llamadas telefónicas y coordinación manual.[2] Por lo tanto, una simple consulta puede desencadenar una cadena de actividades: buscar un documento, revisar la correspondencia, ponerse en contacto con el proveedor, confirmar el estado y reenviar la información. De este modo, el departamento de aprovisionamiento se convierte en el punto de enlace manual entre los proveedores y los equipos hospitalarios.
La transparencia consiste en facilitar el acceso a la información
Una mayor transparencia empieza por facilitar la búsqueda y el uso de la información ya existente. Las prioridades actuales de la cadena de suministro del NHS refuerzan esta necesidad, centrándose en la optimización de los procesos digitales y en la visibilidad de los pedidos en tiempo real.[3]
El acceso directo a la información de los pedidos, las actualizaciones de entrega, las facturas y los documentos relacionados puede reducir la dependencia de los intercambios individuales de correos electrónicos y las consultas rutinarias sobre el estado de los pedidos. También permite que los equipos de compras y otras partes interesadas pertinentes trabajen a partir de la misma información, en lugar de depender de mensajes reenviados o actualizaciones separadas. En lugar de que todas las consultas pasen por el departamento de compras, se puede acceder directamente a la información que se necesita con frecuencia cuando sea necesario. El departamento de compras sigue estando informado y mantiene el control, pero no tiene que actuar como intermediario en cada solicitud rutinaria.
Un punto de acceso digital a la información que se necesita con frecuencia
Los portales digitales para clientes son una forma de hacer frente a este reto. Proporcionan a los equipos de compras acceso directo a la información a través de una plataforma digital compartida, lo que les permite consultar registros, actualizaciones y documentos sin necesidad de realizar una solicitud de estado por separado cada vez.
myGetinge, el portal seguro para clientes de Getinge, aplica este enfoque al reunir el seguimiento de pedidos, las facturas, las confirmaciones de pedidos y la información relacionada con el servicio en una única plataforma digital. Los equipos de compras pueden consultar el estado de los pedidos y las entregas, acceder a los documentos pertinentes y dar seguimiento a solicitudes específicas sin tener que buscar primero en intercambios de correos electrónicos anteriores ni esperar a recibir una actualización manual.
La ventaja práctica radica en reducir el esfuerzo necesario para encontrar la información adecuada, transmitirla y utilizarla en las compras diarias.
Desde responder preguntas hasta facilitar la acción
El acceso digital no altera el papel estratégico de la gestión de compras. Los equipos de gestión de compras seguirán gestionando a los proveedores, coordinando las necesidades internas y respaldando las decisiones de compra. Sin embargo, puede reducir el tiempo dedicado a buscar información que ya existe o a responder a preguntas rutinarias que otros podrían resolver por sí mismos.
Para los equipos de compras, esto se traduce en menos solicitudes de información rutinarias y una mayor visibilidad de los pedidos y procesos en curso. Para otros departamentos, supone un acceso más rápido a la información que necesitan. Para la organización en su conjunto, favorece formas de trabajo más transparentes y coordinadas. Al dedicar menos tiempo a buscar información y realizar seguimientos, los equipos de compras disponen de más tiempo para centrarse en las decisiones y actividades que requieren su experiencia.